Vous venez de créer votre entreprise en tant que freelance et vous vous demandez comment facturer à un client ? Vous souhaitez connaître les mentions obligatoires, les spécificités par statut et régime social, ou encore être conseillé sur modèles de factures voire des logiciels de facturation pour vous accompagner ? Vous êtes au bon endroit et Neofacture vous dit tout.

Les freelances sont des professionnels qui exercent leur activité en indépendant, c’est-à-dire en leur nom et sous leur responsabilité. Un freelance prospecte des clients et émet des factures pour les prestations qu’il réalise. Dans ces conditions et pour protéger l’indépendant, les factures dont des documents essentiels (et pas seulement pour votre compta). Elles doivent comporter certaines mentions obligatoires permettant de formaliser la relation. Un contrat de freelance peut accompagner la facture pour détailler les conditions de réalisation de la prestation (niveau de qualité, délais, conditions…). En cas de litige, la facture et le contrat de freelance permettent au tribunal de commerce d’ordonner une injonction de payer au client débiteur.

Qu’est-ce qu’un freelance ?

Un travailleur indépendant (communément appelé freelance) est un professionnel qui exerce son activité à son compte, en son nom et sous sa propre responsabilité. Un travailleur indépendant n’est pas salarié. Il prospecte des clients et émet des factures pour les prestations qu’il réalise. Les professionnels qui évoluent en freelance sont généralement des professions libérales, des consultants, coachs, métiers du Web (développeurs web, référenceur, etc.), graphistes…

La facturation quand on est freelance : une étape primordiale

Dans ce contexte, si vous êtes travailleur indépendant, vous devrez émettre une facture pour encaisser l’argent en provenance de vos clients. La facture est non seulement une pièce comptable obligatoire, mais aussi un justificatif officiel de transaction, voire un contrat exprimant les modalités de réalisation de la prestation lorsqu’aucun autre document n’existe à cet effet.

Quand peut-on facturer ?

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

La facturation pour les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs

Ajouter la TVA pour les auto-entrepreneurs

L’auto-entrepreneur n’a pas de récupération de TVA sur les achats et il n’a pas de TVA appliquée sur les ventes. En revanche, si au cours de son activité, il dépasse les seuils de la TVA (82 800 € pour la vente de marchandises et l’hébergement, 33 200 € pour les prestations de service), c’est le régime réel de la TVA qui prend la place du régime de la franchise. Dans ce régime, la TVA sur les achats effectués par l’entreprise peut être récupérée auprès de l’Etat (sauf exceptions) et la TVA est prélevée sur les ventes de l’entreprise pour être reversée à l’Etat.

Les auto-entrepreneur doivent facturer leurs produits et leurs prestations hors taxe tant qu’ils ne franchissent pas les seuils de la TVA.

La mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI »

En cas de dépassement de seuils de TVA, les auto-entrepreneurs doivent appliquer la TVA sur leurs factures et peuvent récupérer la TVA sur les achats. La TVA appliquée sur les ventes est récupérée par l’Etat, elle devra donc lui être reversée périodiquement. En contrepartie, l’auto-entrepreneur pourra demander l’Etat de lui reverser la TVA qu’il paye sur ses dépenses (achats et investissements).

La somme du montant de la TVA à reverser moins la somme du montant de TVA à récupérer est égale au solde de TVA. S’il est positif : l’auto-entrepreneur fait un chèque au Service des impôts. S’il est négatif, le Service des impôts le rembourse du montant du solde.

Dans le cas où l’auto-entrepreneur doit appliquer la TVA sur ses factures, il doit indiquer le prix avant TVA, le pourcentage de la TVA puis le prix final.

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Comment faire une facture quand on est freelance ?

Facturer à l’étranger

Vous travaillez avec une société dont le siège social est à l’étranger, au Luxembourg, en Suisse, voire aux Etats-Unis ? Dans ce cas, renseignez-vous sur le taux de TVA applicable, car votre facture sera différente d’un pays à un autre, en fonction du taux de TVA en vigueur. Si vous émettez une facture pour une entreprise Suisse par exemple, vous ne devrez pas appliquer de TVA.

Le contrat de freelance

La facture peut être accompagnée d’un contrat de freelance pour détailler les modalités de réalisation de la prestation entre le freelance et son client. Le contrat de freelance est important pour se protéger d’un litige, concernant notamment :

  • les délais de paiements
  • les délais de réalisation de la prestation
  • la nature de la prestation à réaliser pour le client, son niveau de qualité
  • les modalités de réalisation de la prestation
  • les éventuelles clauses de confidentialité, exclusivité…
  • toute disposition relative à la réalisation de la prestation

Un contrat de freelance est l’équivalent des Conditions Générales de Vente (CGV) pour un commerçant.

Devis et facture en freelance

Attention, ne confondez pas devis et facture ! Le devis est en amont de l’accord entre le freelance et le client. Il annonce ce que sera la prestation, son prix, ses conditions de réalisation et de paiement. Un devis signé engage les deux parties et lance la réalisation de la prestation par le freelance. Une facture sera envoyée pour encaisser le prix.

Généralement, le devis est envoyé accompagné du contrat de freelance, permettant au futur client d’appréhender les conditions de la relation à venir et avant la signature du devis.

Le suivi des règlements et impayés sont la hantise du freelance (et pour une petite entreprise de manière générale). Ils peuvent effet avoir un impact désastreux sur votre activité et il faut anticiper au mieux ces situations pour ne pas être dépendant du paiement de telle ou telle facture.

En cas de facture impayée, vous devrez tenter de résoudre le litige à l’amiable (en envoyant par exemple quelques relances) puis envoyer une lettre de mise en demeure. En dernier recours, la procédure « d’injonction de payer » est la plus simple pour l’indépendant, car le juge ordonne le paiement sans la présence du débiteur au tribunal. Cette ordonnance d’injonction de payer permet au créancier de récupérer le montant de sa facture au moyen d’un huissier de justice. Pour y parvenir, la facture et le contrat de freelance sont des moyens de preuve indispensables.

Vous pouvez lancer une procédure d’injonction de payer au titre de débiteur professionnel auprès du tribunal de commerce ou directement en ligne.

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