Bien gérer la facturation de son entreprise permet de garantir son épanouissement. Pour cela, il est primordial de s’assurer que les clients payent régulièrement leur facture. La gestion de la facturation représente donc de nombreux enjeux pour la réussite et la croissance d’une entreprise. Alors, quelles sont les règles à respecter pour gérer la facturation ? Comment bien organiser la gestion de la facturation ? En quoi notre logiciel de facturation en ligne peut vous aider à gérer d’une main de fer la situation comptable et financière de votre entreprise ? L’équipe de Neofacture répond à toutes ces questions dans cet article. Suivez le guide et bonne lecture !

Les règles à respecter pour gérer la facturation

La facture est une pièce justificative qui permet de matérialiser une transaction financière, mais aussi, la prestation délivrée. Cependant, il est important de respecter les règles en vigueur en matière de facturation. En effet, la gestion de la facturation est encadrée par la loi.

Une entreprise doit obligatoirement facturer

Une entreprise doit obligatoirement facturer pour des raisons très diverses telles que :

  • des achats de produits ou des prestations de services réalisées ;
  • des ventes à distance ;
  • des prestations de services délivrées à des particuliers. Toutefois, il faut que le montant soit d’au moins 25 euros TTC, sauf si les particuliers en font la demande ;
  • des ventes réalisées auprès des particuliers qui demandent que l’entreprise leur fournisse une facture.

Vous n’avez pas le temps de vous consacrer à la facturation ? Vous pouvez tout à fait sous-traiter ce travail en donnant mandat à une personne de confiance, afin de les établir en votre nom.

La date d’établissement des factures

À quelle date doit être établie une facture ? Voilà une question intéressante. Nous vous listons juste en dessous les règles applicables :

  • pour les ventes : en principe, les factures sont établies dès que la commande est acceptée. Cependant, il est aussi possible de les établir au moment de la livraison ;
  • pour les prestations de services : en règle générale, la facture est établie dès que la mission est achevée.

Il est important pour l’entreprise de conserver un exemplaire de chaque facture envoyée. Lors d’un contrôle inopiné, il est toujours mieux de disposer de tous les documents concernant la gestion comptable et financière de son entreprise.

Quels sont les supports pour établir des factures ?

Une entreprise peut établir des factures en format papier (via un logiciel certifié ou auto-attesté) ou en format électronique. En effet, l’administration fiscale tolère la facturation électronique si l’entreprise a recours à la signature électronique et si elle utilise l’échange de données informatisées pour télétransmettre les factures.

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Sachez qu’une facture établie en format papier numérisé, envoyé et reçu par voie électronique est considérée comme une facture électronique par l’administration fiscale. Dans ce cas, l’entreprise devra conserver la facture de départ, c’est-à-dire celle en format papier.

Les informations obligatoires sur les factures

Dans le cadre professionnel, les factures établies doivent comporter de nombreuses informations obligatoires sous risque d’être sanctionné par une amende et par une sanction d’ordre pénale.

Conserver ses factures | Les obligations

Sur le plan comptable, les factures doivent être conservées au moins 10 ans, car il s’agit de pièces justificatives importantes. Cependant, sur le plan fiscal, ces dernières sont à conservées pendant 6 ans minimum.

Comment bien organiser la facturation de son entreprise ?

Si vous souhaitez bien organiser votre facturation, il est important de mettre en place un processus qui va de l’établissement de la facture jusqu’au suivi de son recouvrement complet. Pour vous aider, voici quelques points importants :

  • le fait générateur de la facturation : c’est le moment où le client doit être facturé. Il est primordial de facturer le client rapidement. Cela permettra à l’entreprise de recevoir le règlement de son client dans les plus brefs délais ;
  • le processus de facturation : pour bien organiser sa facturation, il faut que l’entreprise définisse clairement le processus qu’elle souhaite mettre en place. Qui s’occupe de la facturation ? Comment doit-on transmettre une facture à un client ? Comment l’établir, etc. Ce sont des questions auxquelles l’entreprise devra répondre si elle souhaite mieux gérer sa facturation ;
  • le suivi des factures : elles doivent impérativement être suivies. Une entreprise n’est jamais à l’abri d’une facture impayée. C’est pour cette raison qu’elle doit prendre toutes les mesures nécessaires afin d’optimiser les encaissements des clients, et donc de sa trésorerie. En cas de retard de paiement, la relance client doit s’effectuer rapidement. Dans un premier temps, l’entreprise peut tout à fait prendre contact avec le client afin de le relancer. Si cette action ne produit aucun effet auprès du client, il faudra lui envoyer une mise en demeure par courrier recommandée avec accusé de réception.

Gérer la facturation de son entreprise grâce à Neofacture.

Notre logiciel de facturation en ligne permet d’assurer sereinement la gestion comptable et financière de votre entreprise. Une fois vos modèles paramétrés, vous pourrez établir vos factures facilement et en un minimum de temps. De plus, vous pourrez établir des factures conformes aux règles en vigueur, mais pas seulement… vous obtiendrez également toutes les mises à jour nécessaires à chaque changement de législation. Sachez que notre logiciel de facturation en ligne est également conforme à la loi de lutte contre la fraude à la TVA et est certifié NF203 par Afnor certification.

Vous l’aurez compris, bien gérer la facturation d’une entreprise est primordial. Et vous, comment gérez-vous votre facturation ? Avez-vous rencontré des problèmes dans la gestion de vos factures ? Partagez vos expériences dans les commentaires.