Comment paramétrer un logiciel de facturation ?

Vous ne savez pas comment paramétrer un logiciel de facturation ? Ça tombe bien ! Dans cet article, nous allons commencer par vous expliquer le paramétrage de base du logiciel de facturation. Ensuite, nous vous parlerons du paramétrage avancé de ce dernier. Vous pourrez ainsi profiter de toutes les fonctionnalités et bénéficier de tous les avantages de ce type de logiciel. On vous explique tout dans ces quelques lignes, et cela, de manière claire et concise. Allez, on ne va pas vous faire attendre une minute de plus. Bonne lecture et suivez le guide !

Le paramétrage de base du logiciel de facturation

Dans ces paragraphes, nous allons vous dévoiler les bases pour pouvoir paramétrer votre logiciel de facturation. Nous commencerons par vous parler des renseignements à fournir concernant la carte d’identité de l’entreprise. Ensuite, nous aborderons la gestion des comptes clients et des articles.

La carte d’identité de l’entreprise | Les informations à fournir

La carte d’identité de l’entreprise est un élément essentiel. Dans cette étape, il s’agira donc de renseigner toutes les caractéristiques de l’entreprise, c’est-à-dire :

  • sa dénomination sociale ;
  • son siège social ;
  • le numéro d’entreprise ;
  • le numéro de TVA ;
  • le montant du capital, etc.

Gestion des comptes clients

Vous avez renseigné les caractéristiques de votre entreprise ? C’est parfait ! Il faut maintenant penser à insérer celles de vos clients. Pour ce faire, voici quelques informations qui vous seront utiles :

  • la carte d’identité du client : celle-ci doit contenir le nom de la société et du responsable. Il faudra également indiquer les coordonnées téléphoniques, l’adresse de facturation et de livraison ainsi que le numéro d’identification à la TVA ;
  • Les conditions tarifaires négociées : on pensera à renseigner les remises immédiates ou différées sur certains produits ;
  • Les conditions de paiement applicables : pensez à indiquer le taux des pénalités de retard, le montant de l’indemnité de recouvrement, le délai de paiement, etc.

Gestion de la base d’articles

Dans cette partie, il s’agira de créer ou d’importer (si celui-ci existe déjà) les articles commercialisés par la société. Vous trouverez ci-dessous une liste des caractéristiques à fournir :

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  • le code, c’est-à-dire le numéro unique d’identification ;
  • la nature de la prestation ;
  • le prix d’achat, le prix de vente et le taux de marge ;
  • le taux de TVA applicable ;
  • le montant de l’écotaxe ;
  • la disponibilité ;
  • le volume et le poids, etc.

Le paramétrage avancé du logiciel de facturation

Après avoir effectué les paramétrages de base du logiciel de facturation, il faudra prendre quelques minutes afin de régler des paramètres plus avancés. Rassurez-vous, il n’y a rien de compliqué. On vous en dit un petit peu plus juste ici.

Personnaliser les modèles de factures

Généralement, quand vous optez pour un logiciel de facturation, on vous propose différents modèles de facturation avec l’ensemble des mentions obligatoires prescrites par la loi. Il est tout à fait possible de les personnaliser. Par exemple, vous pouvez :

  • insérer un logo ;
  • modifier la disposition des blocs ;
  • créer des catégories de factures différentes.

Il est primordial de fournir un maximum d’informations concernant votre entreprise. En effet, le logiciel de facturation prendra automatiquement en compte ces différentes données lors de l’édition de vos factures.