Depuis la loi de Finances 2016, le monde de la facturation a été bouleversé par plusieurs changements dans la réglementation. Résultat : de nombreux entrepreneur·e·s se demandent encore aujourd’hui s’il est obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation et s’il doit être conforme.
Dans cet article, nous faisons le point sur les obligations concernant l’utilisation des logiciels de facturation.

Suis-je obligé·e d’utiliser un logiciel de facturation ?

Soyons transparents, théoriquement, la réponse est non.

Selon la loi française, vous n’avez pas d’obligation à utiliser un logiciel de facturation si vous n’en voulez pas, pourvu que vos devis et factures (version papier, solution maison, API, etc.) répondent aux critères de la réglementation en vigueur. 

Cependant, dans la pratique, le cas est plus complexe qu’il n’y paraît et vous devez pouvoir répondre à certaines obligations selon votre situation. Utiliser un logiciel de facturation, et qui plus est, un logiciel de facturation conforme, devient un impératif dans certains cas que nous détaillons ci-dessous.

Dans quels cas est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation conforme ?

Dans sa volonté de mieux contrôler les flux financiers et la Taxe sur la Valeur Ajoutée qui en découle, l’Union européenne a émis des directives pour faire appliquer plus de traçabilité. Ces directives ont récemment été appliquées et corrigées dans le droit français.

OBLIGATION DE LOGICIEL CONFORME, QUE DIT LA LOI ?

La loi finance 2016 prévoyait de mettre en place à partir du 1er janvier 2018 l’obligation pour toute entreprise assujettie, qui enregistre des paiements, à utiliser un logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

contrôle fiscal surprise

Avec les dernières modifications apportées à la loi anti-fraude 2018, cette obligation ne concerne plus que les assujetti·e·s à la TVA, hors régime de franchise en base, facturant à des particuliers et enregistrant des encaissements avec un logiciel ou un système de caisse (article 286 du CGI). 

“Logiciel et système de caisse” comprend notamment la fonction d’enregistrement des encaissements d’un logiciel de facturation ou de comptabilité. C’est le cas du logiciel de facturation INFast et de tous les logiciels de facturation qui enregistrent des paiements.

Attention, si vous facturez à la fois des particuliers et des professionnels, cette obligation s’applique également à vous. 

Le gouvernement français ayant modifié à plusieurs reprises les modalités d’application de la loi anti-fraude à la TVA 2018 ; ces changements n’ont pas toujours été communiqués de manière claire et efficace par l’administration fiscale. Ce qui a contribué à faire couler beaucoup d’encre, entraînant, par là même, la publication d’articles contradictoires à ce sujet sur Internet et dans les journaux.

QUELLES SONT LES SANCTIONS EN CAS DE NON-CONFORMITÉ ?

En cas de contrôle, vous devez fournir à l’administration une attestation de votre éditeur de logiciel. Faute de quoi, l’administration fiscale vous demandera de régler bien gentiment une amende de 7 500 EUR et repassera récupérer 60 jours plus tard la même somme si la mise en conformité n’a pas été effectuée.

Vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciel qu’il respecte bien ces exigences, et qu’il sera en mesure de vous fournir un certificat ou une attestation.

Je n’enregistre pas d’encaissement au moyen d’un logiciel, suis-je concerné·e par la loi anti-fraude ?

Si vous enregistrez à la main les encaissements extra-comptables dans un livre de caisse, vous n’avez pas d’obligation à utiliser un logiciel de caisse ou un logiciel de facturation. Il en va de même si vous utilisez un terminal de paiement pour les règlements par carte bancaire sans avoir de logiciel d’encaissement.

Il existe une tolérance pour les entreprises de vente en ligne qui reçoivent exclusivement des règlements sous forme de virements ou de paiements en ligne via un établissement bancaire auprès duquel l’administration peut obtenir des informations (BOFIP 4 Juillet 2018).

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Facturation électronique, quelles sont les obligations ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant pour des marchés publics ont l’obligation de délivrer des factures électroniques

Cette obligation sera progressivement étendue à l’ensemble des entreprises travaillant en B2B (échanges entre professionnels) entre le 1er janvier 2023 et 2025 (article 153 de la Loi finance 2020). 
En parallèle, il est fort probable que ces entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale les informations concernant le TVA pour faire valider chaque facture. Cette mesure est encore en cours de discussion.

Si vous faites vos factures sur Word ou Excel, sachez que cela sera plus possible. En effet, ces méthodes ne correspondent pas aux critères de la facturation électronique et plus précisément au critères d’inaltérabilité et de traçabilité.

Le but de la réglementation de la facturation électronique est de faciliter et d’accélérer la transmission et le traitement des factures, tout en simplifiant le travail de l’administration fiscale dans la lutte anti-fraude. Il est donc vivement conseillé de commencer à utiliser un logiciel devis et factures conforme dès maintenant. Les textes de loi continueront d’ailleurs à aller dans ce sens dans les années à venir.

Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude ?

ETRE TOUJOURS EN RÈGLE AVEC L’ADMINISTRATION FISCALE

Que vous deviez utiliser un logiciel conforme ou non, vous devez respecter un certain nombre de règles en matière de facturation et de gestion des ventes. Un logiciel de facturation attesté ou certifié conforme comme Neofacture vous apporte justement la garantie de répondre à ces exigences légales, notamment en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

De plus, un logiciel de facturation conforme vous permet de gérer facilement vos mentions légales. Il vous suffit de les renseigner une fois pour qu’elles apparaissent sur tous les documents suivants. Vous pouvez joindre à vos devis et factures, vos conditions générales des ventes et votre attestation d’assurance obligatoire.

GAGNER DU TEMPS

La garantie de conformité auprès de l’administration est un avantage, mais n’est pas la seule raison d’utiliser un outil professionnel pour sa facturation (enfin, c’est ce que l’on pense chez Neofacture).

Avec une solution professionnelle, vous pouvez en effet gagner du temps en gérant simplement vos acomptes, l’édition de vos devis et factures, vos relances ou encore en retrouvant facilement vos documents et vos pièces jointes.

Centraliser toutes les données et documents en un seul endroit vous évite d’avoir à chercher pendant des heures des papier égarés. Tout est à portée de main et vous retrouvez les informations en un clic.

ÉVITER LES OUBLIS ET LES ERREURS DE CALCUL OU DE NUMÉROTATION

Oubli d’une mention, erreur de calcul de la tva ou d’une remise… tout ceci n’est désormais plus qu’un mauvais souvenir !
Avec la saisie automatique, présente sur la plupart des logiciels de facturation, vous n’avez plus besoin de saisir à la fois vos prix HT, taux de TVA et prix TTC, ou encore votre marge commerciale, le logiciel s’en occupe pour vous. 

Vous pouvez aussi créer une facture depuis un fichier client pour être certain que toutes les informations obligatoires le concernant apparaissent.

La numérotation des factures peut être parfois un casse-tête, et, une erreur, un doublon ou un oubli peut vite arriver si vous n’êtes pas vigilant. L’utilisation d’un logiciel conforme comme Neofacture vous évite justement d’avoir à y penser en appliquant une numérotation automatique en accord avec la réglementation en vigueur.

En résumé

Si vous êtes assujetti·e à la TVA, que vous facturez entre autres des particuliers et que vous utilisez un logiciel qui enregistre des paiements, votre logiciel doit être attesté ou certifié conforme à la loi anti-fraude 2018. 

La facturation électronique est devenue obligatoire pour toute entreprise travaillant pour des marchés publics depuis le 1er janvier 2020. Cette obligation s’étendra progressivement aux entreprises facturant à des professionnels à partir du 1er janvier 2023.

Si vous n’êtes pas concerné·e par l’obligation d’utiliser un logiciel conforme, ce dernier est tout de même indispensable pour votre entreprise. C’est un excellent moyen pour vous de gagner du temps dans votre gestion des ventes et cela vous évite les erreurs et les oublis de calcul, de mention et de numérotation.

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