Une facture est de loin le document le plus important pour votre entreprise. D’une part, elle peut servir à prouver que vous avez fourni un service ou un produit, d’autre part, elle vous permet de vous faire payer.

Même si une facture en elle-même n’offre aucune garantie dans ce domaine. Saviez-vous que les retards de paiement concernent une facture sur dix ? Ou que les entreprises perdent 2,6 % de l’ensemble de leur chiffre d’affaires rien qu’à cause des factures impayées ?

Ce qui peut entraîner de graves problèmes financiers. Parce que l’argent que votre entreprise ne perçoit pas à la date prévue est de l’argent que vous ne pouvez évidemment pas dépenser (ou investir) vous-même.

C’est la raison pour laquelle nous avons rédigé ce guide pratique. Pour vous permettre d’établir une facture parfaite et vous montrer en quoi consiste exactement la facturation.

Qu’est-ce qu’ une facture ?

Une facture est un aperçu des biens ou services que vous avez fournis et de leur prix. Une facture oblige l’acheteur à payer et sert donc de demande de paiement (montant que le client doit à une entreprise pour les biens ou services fournis). Pour être valable juridiquement, une facture doit remplir certaines conditions. Vous saurez tout sur ce sujet dans la section Contenu d’une facture.

En résumé, une facture est la confirmation écrite d’un accord entre un fournisseur et un acheteur, listant les biens ou services et leur prix.

La facturation, quant à elle, est un terme collectif qui désigne le processus de création et d’envoi de factures pour un travail effectué. Pour les entreprises, cela correspond aux factures sortantes (factures envoyées à vos clients) comme aux factures entrantes (factures reçues de vos fournisseurs).

Conformément aux règles de l’UE, une facture est exigée aux fins de la TVA pour :

  • la plupart des fournitures/prestations entre entreprises (B2B)
  • certaines* transactions entre entreprises et consommateurs (B2C)

*Les entreprises doivent émettre une facture lorsqu’elles fournissent des biens à une personne non-assujettie (généralement une personne physique) dans le cas d’une vente à distance de biens imposables dans un autre pays de l’UE (Source : article 33 de la directive TVA).

Pourquoi les factures sont-elles importantes ?

Les factures sont importantes pour diverses raisons :

  • Pour votre système comptable, car elles vous permettent de faire le suivi de vos transactions commerciales
  • Pour votre processus commercial, car elles montrent les sommes d’argent que vous gagnez
  • A des fins juridiques, car elles servent de preuve d’un accord avec votre client. Une facture invite également votre débiteur à payer.
  • De pièces justificatives importantes en cas de problèmes de paiement, comme notamment les factures impayées ou manquantes. Vous pouvez mettre en place des actions officielles, telles que des relances de paiement par email, ou avoir recours à un tiers pour recouvrer la dette.
  • Pour des raisons fiscales, pour établir votre déclaration de TVA et obtenir un droit à déduction de la TVA.

Objet d’une facture

1. Faites-vous payer pour votre travail
Vous recevez de l’argent pour chaque facture que vous envoyez, ce qui vous permet de maintenir l’activité de votre entreprise.

2. Connaissez votre situation financière dans les moindres détails
Gardez une trace de vos factures entrantes et sortantes dans un système unique pour savoir exactement ce que vous gagnez et dépensez. Cela simplifie aussi considérablement votre déclaration de revenus.

3. Faites preuve de transparence sur les produits et services que vous facturez
Présentez vos services et produits de façon claire, pour que vos clients sachent exactement ce pour quoi ils paient. Cela vous fera aussi gagner du temps et éviter des malentendus.

4. Promouvez votre entreprise
La facture est le moyen idéal pour développer l’image de votre entreprise. Démarquez-vous en y ajoutant votre logo, des informations commerciales pertinentes et un lien vers vos médias sociaux.

Contenu d’une facture

Composantes

De manière générale, une facture est composée de trois parties :

  1. En-tête de la facture
  2. Lignes de la facture
  3. Récapitulatif de la facture

L’en-tête contient des éléments obligatoires tels que votre adresse. (Les autres éléments obligatoires sont énumérés ci-dessous.) Les lignes de la facture contiennent les biens et/ou services que vous avez fournis, ainsi que leur prix. Le récapitulatif de la facture contient :

  1. Le montant net (hors TVA)
  2. Le taux et le montant de la TVA
  3. La montant total
  4. Les conditions de paiement
  5. Les options de paiement

Éléments obligatoires dans une facture

Les factures peuvent être établies de différentes manières. Cependant, chaque facture doit contenir certains éléments pour être valable juridiquement :

  1. Le mot « facture » doit être clairement mentionné en haut du document
  2. Une date et un numéro séquentiel : utilisez un numéro différent pour chaque facture
  3. L’ adresse complète des deux parties
  4. Informations de paiement : vos informations bancaires ou de compte PayPal
  5. Votre numéro de TVA (ou numéro d’identification de votre entreprise)
  6. La date de livraison
  7. Une description de la nature et de la quantité des biens et/ou services pour que vos clients sachent exactement ce pour quoi ils paient :
  8. Les différentes composantes d’un projet ou produit et le prix unitaire de chacune de ces composantes
  9. Votre tarif horaire et le temps consacré à chaque partie d’un projet
  10. Le taux de TVA et son montant
  11. Le montant dû hors TVA

Les conditions générales de vente

De nombreuses entreprises choisissent d’inclure leurs conditions générales au verso de leur facture. Ceci n’est pas une obligation légale. En effet, le fait de joindre vos conditions générales à la facture est dans la plupart des cas une cause de litige. Les consommateurs, comme les clients professionnels, peuvent dire qu’ils auraient dû être en mesure de consulter ces conditions générales au préalable et que, par conséquent, celles-ci ne sont pas applicables.

C’est la raison pour laquelle vous devriez toujours indiquer vos conditions sur votre devis (avant que le produit/service ne soit fourni). Pour les transactions B2B, il suffit de faire référence à vos conditions générales sur votre site web. Ceci ne s’applique pas aux transactions B2C : vous devez ajouter vos conditions générales à votre devis.

Remarque : Il est toujours judicieux d’indiquer une nouvelle fois vos conditions générales sur votre facture, mais vérifiez qu’elles correspondent bien aux conditions générales sur votre devis initial. Cela permettra d’éviter les imprécisions et un éventuel débat sur les conditions applicables ou non à cette transaction.

Les différents types de facture

Facture standard

Un format basique pour une facture où figurent toutes les informations de base. Elle peut être utilisée pour différents types de transactions commerciales dans plusieurs secteurs d’activité.

Utilisation : très courante

Facture commerciale

Une facture spécialement conçue pour le commerce international, notamment l’expédition de marchandises d’un pays à un autre. Elle contient les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, les articles vendus, le prix de ces articles et les taxes à payer. Elle contient aussi des informations spécifiques telles que le numéro d’identification du transporteur, le pays d’origine, le code harmonisé pour chaque article et une déclaration d’authenticité de la facture.

Utilisation : moins courante, déclaration en douane d’un produit qui traverse des frontières internationales

Facture de situation

Une facture envoyée de temps à autre pour montrer l’avancement d’un gros projet et établir le montant d’un acompte. Ce dernier devra être versé pour que l’entreprise paye ses employés travaillant sur ce projet.

Utilisation : généralement secteur du bâtiment pour des travaux qui s’étalent sur une longue période et sont aussi très coûteux (construction d’une maison, par exemple)

Feuille de temps

Type de facture particulier que privilégient les professionnels des services. Ceux-ci facturent habituellement au temps passé et mentionnent donc des heures plutôt que des produits.

Utilisation : entreprises de services intellectuels (sociétés de conseil) offrant des services basés sur le temps passé

Facture récurrente

Ce sont des factures avec un montant fixe qui sont habituellement envoyées à la fin de chaque mois.

Utilisation : typiquement secteur de la location (pour des outils, un espace, par exemple)

Facture pro forma, offre, devis ou estimation

Facture qui donne à l’acheteur une idée du prix des produits et services et peut typiquement être utilisée comme engagement pour le vendeur de livrer des biens ou services au prix estimé. Elle peut aussi correspondre à un acompte sur le montant total estimé du projet.

Facturation basée sur la valeur

Facturation basée sur les services fournis au client et la valeur de ces services. Le montant de la facture dépend de la quantité de travail effectué pour le client plutôt que du temps nécessaire à la réalisation d’un projet.

Utilisation : lorsque la valeur d’un service ou produit peut être déterminée à l’avance

Facturation au forfait

Facturation la plus adaptée aux projets dont les exigences sont bien définies et pour lesquels un tarif fixe peut donc être proposé.

Utilisation : petites entreprises ou indépendants

Facturation basée sur le temps

Facturation basée sur un taux horaire et un nombre d’heures consacrées à un projet. La règle d’or de la facturation au temps passé est de ne pas sous-facturer vos services.

Utilisation : travaux de création pour lesquels vous ne savez pas exactement combien de temps est nécessaire à la réalisation d’un projet

Créer une facture : étape par étape

Utilisez-vous un logiciel de facturation ? Si oui, il contient probablement l’option d’utiliser un modèle existant pour démarrer. Cela vous fera sans aucun doute gagner du temps lorsque vous élaborerez votre première facture.

Si vous n’utilisez pas encore de logiciel, vous pouvez aussi utiliser Word ou Excel – même si cela vous prendra plus de temps et de travail. Pensez à suivre l’évolution des statuts de paiement, ou à envoyer des relances de paiement. Pour définir votre propre style personnel, n’hésitez pas à vous inspirer de nos modèles de factures.

Créer une facture avec Word ou Excel

1. Ouvrez Word ou Excel et sélectionnez « Nouveau fichier » (« Fichier » → « Nouveau »).

Vous pouvez démarrer de zéro et choisir votre mise en page ou sélectionner l’un des modèles prédéfinis, tels que « Facture » ou « Facture commerciale ».

2. Saisissez les informations relatives à votre entreprise et les produits ou services que vous fournissez.

3. Saisissez les informations relatives à votre client, le numéro de facture, la date et éventuellement un objet.

Veillez à n’oublier aucun élément légalement obligatoire !

4. Additionnez les sommes et vérifiez les montants.

5. Sauvegardez le fichier, envoyez-le à votre client et enregistrez-le aussi (le cas échéant) dans votre logiciel comptable.

L’avantage d’Excel est que vous pouvez utiliser des formules pour calculer les sommes totales ou la TVA due. Si vous utilisez toujours le même modèle, vous n’avez pas à recalculer ces montants à chaque fois.

Une fois votre facture établie, vous pouvez l’imprimer et l’envoyer par courrier postal ou par email.

Facturation en ligne

Pourquoi facturer en ligne ? Chaque année, des millions de factures sont envoyées à travers le monde. Cela représente des tonnes de papier et des milliers d’arbres, sans parler du nombre d’enveloppes. Le seul aspect écologique devrait suffire à vous faire réfléchir. Mais les logiciels de facturation en ligne offrent bien plus d’avantages :

  1. Vous avez moins de gestion administrative
  2. Vous êtes payé plus rapidement
  3. Vous économisez de l’argent (fini le papier, les enveloppes, les timbres)
  4. Les factures sont consultables partout, tout le temps
  5. Vous pouvez faire le suivi des factures plus facilement (et plus rien ne se perd)
  6. Votre client peut payer immédiatement en ligne

Facturation électronique

« L’Italie est le premier État membre de l’UE à introduire la facturation électronique obligatoire pour les transactions inter-entreprises. On dit que d’autres pays, tels que l’Espagne, la Grèce et la France, devraient bientôt suivre. »

N’oubliez pas que, pour le moment, les consommateurs peuvent encore refuser la facturation électronique. Si un client préfère une facture papier, aucun coût additionnel ne doit lui être appliqué. Les entreprises n’ont pas le droit d’augmenter le prix de leurs produits ou services parce que leur client refuse une facture électronique. Vous pourriez cependant proposer une remise spéciale aux clients qui optent pour la facturation électronique.

Si vous décidez d’adopter la facturation électronique, une question importante demeure : pourquoi choisir un outil de facturation en ligne plutôt que des outils éprouvés comme Word et Excel ? C’est simple : étant donné qu’ils n’ont pas été conçus comme des outils de facturation, vous en découvrirez vite les limites :

  • Suivi des factures et relances de paiement inexistants
  • Important traitement manuel nécessaire pour chaque nouvelle facture

Et qu’en est-il de ces modèles avec votre propre style personnel créés dans Word ou Excel ? Un logiciel de facturation vous permet de les importer en quelques clics.

source : teamleader.fr