Depuis le 1er janvier 2018, pour renforcer la lutte contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, l’administration fiscale fixe des exigences précises concernant l’enregistrement des règlements reçus de vos clients (Bulletin officiel des finances publiques BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704).

Qui est concerné par cette nouvelle obligation ?

Toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) 1 qui effectue des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers (ce sont des opérations qui ne donnent pas lieu à facturation conformément à l’article 289 du CGI).

Remarque : Si vous réalisez à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers), vous relevez du champ d’application du dispositif.

Dès lors que les règlements reçus (et ce quel que soit le mode de règlement) en contrepartie de ces opérations sont enregistrés au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous êtes tenu d’utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Remarque importante : Il n’est pas instauré une obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. Ce choix d’utilisation d’un logiciel ou système de caisse appartient à chaque assujetti.

Par tolérance administrative, le recourt pour tous les paiements reçus en contrepartie de toutes ses ventes ou prestations de services, à l’intermédiation directe d’un établissement de crédit régi par les dispositions du titre Ier du livre V du code monétaire et financier (CoMoFi, art. L. 511-1) auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication dispense de l’obligation.

Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?

Définition de l’administration fiscale définie

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus (quel que soit le mode de paiement) en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.

Sont concernés, quels que soient leur déclinaison : solutions déployées au sein des entreprises ou accessibles en ligne (hébergées, en cloud, en Saas, etc.), solutions standard ou spécifiques ou logiciels libres / open source ou développé en interne.

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Concerné ? Pas concerné ?

Quelles sont les 4 exigences incontournables de cette obligation ?

Pour s’assurer de la bonne conformité de vos solutions logicielles vis-à-vis des quatre grandes exigences de ce texte réglementaire visant à lutter contre la fraude à la TVA vous devez disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou d’une attestation individuelle de l’éditeur. L’entreprise est tenue de présenter ce certificat ou cette attestation pour chacun des logiciels possédés et soumis à cette réglementation lors d’une demande de l’administration fiscale mais également à la demande des douanes.

1. Inaltérabilité des données :

Les logiciels doivent conserver les données dans leur état d’origine sans aucune altération possible. Toute correction (modification, annulation) sur des opérations de règlement doit apparaître clairement par le biais d’opérations d’addition ou de soustraction donnant lieu à un enregistrement.

2. Sécurisation des données :

Toutes les données concernées (origine, modifications, celles permettant la production de pièces justificatives émises) doivent être sécurisées par un procédé technique fiable pour garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine.

3. Conservation des données :

Le nouveau dispositif proposé précise également que les logiciels concernés doivent prévoir des clôtures, reflet des opérations réalisées, qui devront être réalisées à intervalle régulier. Ces données doivent être conservées pendant six ans.

4. Archivage des données :

Les solutions logicielles doivent proposer des fonctionnalités d’archivage afin de permettre de figer les données et donner date certaine aux documents archivés. L’accès et la lecture de ces archives par l’administration doivent être aisés. Les opérations d’archivage doivent elles-mêmes être tracées.

Quels sont les impacts et risques pour votre entreprise ?

Depuis le 1er janvier 2018, en cas de contrôle de l’administration fiscale, toute entreprise qui n’est pas en capacité de présenter son certificat ou son attestation de conformité délivrée par son éditeur de logiciel devra payer une amende de 7 500 € pour chaque logiciel ou système concerné. L’amende s’applique de nouveau en cas de non présentation de l’attestation ou du certificat de conformité dans les 60 jours. L’addition peut donc rapidement s’avérer salée pour l’entreprise, sans compter les risques de redressement fiscal et de rentrer « dans le radar » de l’administration augurant des contrôles fiscaux futurs systématiques.

Ne sont pas concernés les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base mentionnée à l’article 293 B du CGI, ceux soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole et ceux effectuant exclusivement des opérations et prestations exonérées de TVA.

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