Un logiciel de facturation pro est un outil dédié à la gestion et à l’édition des devis et factures. Son utilisation n’est pas une obligation, mais elle présente de nombreux avantages, notamment sur le plan de la conformité de votre gestion de la facturation avec les normes établies par l’administration fiscale.

Avec une solution de facturation en ligne (ou en mode SaaS pour Software as a Service), vous gagnez en mobilité et en rapidité dans l’établissement de vos factures, sans compter la possibilité d’établir des e-factures ou factures en ligne.

Quel logiciel de facturation choisir pour votre entreprise ? Avant de vous décider à investir dans un logiciel de facturation pro, nous vous proposons d’analyser précisément vos besoins ainsi que votre budget, pour en déduire les fonctionnalités qui vous seront indispensables.

Les avantages d’un logiciel de facturation

La centralisation des données

Un logiciel de facturation offre l’avantage de centraliser les données de vos clients en répertoriant des informations telles que :

  • leur adresse,
  • leurs conditions tarifaires,
  • le taux de TVA qui s’applique,
  • les modalités de facturation, etc.

Cela constitue une base de données harmonisée et garantit l’unicité de l’information en évitant les doublons.

Le rapport qualité/prix

Les abonnements sont souvent conçus en fonction de l’usage et de la taille de l’entreprise. Des tarifs intéressants et souvent dégressifs vous permettent de choisir l’option la plus adaptée à votre budget et à l’utilisation que vous en ferez. Le retour sur investissement est rapidement visible. 

De plus, les solutions en ligne offrent des versions d’essai gratuites et proposent des options avec ou sans engagement.

La limitation du risque d’erreurs

Grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation, les processus sont automatisés et l’intervention humaine limitée, voire inexistante. Les données sont reportées dans les fichiers pertinents et les calculs réalisés automatiquement. 

De plus, le risque d’oubli de facture est évité, car le logiciel conserve les traces de l’ensemble des opérations effectuées. 

La conformité avec les obligations légales

L’avantage d’un logiciel en ligne est de proposer régulièrement des mises à jour pour vous garantir la conformité avec les obligations législatives et réglementations en vigueur. 

Vous respectez rigoureusement les règles de facturation, les mentions obligatoires à faire figurer, les principes de numérotation des factures, leur classement, etc.

Le gain de temps

Une solution de facturation vous permet d’automatiser certaines tâches récurrentes et donc de dégager du temps sur d’autres tâches à plus grande valeur ajoutée, notamment le développement de son activité. 

Par exemple, vous gagnez du temps en utilisant des modèles de documents commerciaux ou en transformant un devis en facture en un clic.

Sur quels critères appuyer votre choix ?

L’organisation comptable de votre entreprise

La gestion de la comptabilité revient-elle à une personne en interne ou est-elle déléguée à un expert-comptable ? Les fonctionnalités à privilégier ne seront pas les mêmes selon votre organisation. Si l’entreprise gère tout elle-même, elle aura intérêt à favoriser des logiciels qui réunissent en un même « pack » :

  • un logiciel de devis-facturation et un logiciel de comptabilité (petites entreprises) ;
  • un logiciel de gestion commerciale et un logiciel de comptabilité (moyennes et grandes entreprises).

Lorsqu’une entreprise fait appel à un expert-comptable, un simple logiciel de facturation peut convenir.

L’intégration avec d’autres outils et systèmes

La possibilité d’articuler votre logiciel de facturation avec un logiciel de comptabilité est une fonction à étudier de près. Elle vous permet de déverser automatiquement les factures de vente dans un logiciel de compta : les données saisies dans le logiciel de facturation sont traduites en écritures comptables puis entrées en comptabilité automatiquement ou manuellement grâce à l’export d’un fichier depuis le logiciel de facturation. 

Il peut également s’avérer judicieux de vérifier si le logiciel que vous choisirez est compatible avec les systèmes utilisés au sein de votre entreprise.

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L’hébergement des données

Pour les logiciels de facturation en mode SaaS, il est important de savoir si l’éditeur héberge les données en France ou à l’étranger. 

Selon le lieu d’implantation des serveurs, vos données ne seront pas soumises au même traitement.

Ce critère est important sur le plan de la confidentialité : il faut être vigilant concernant les fuites potentielles d’informations sensibles.

Les fonctions de personnalisation

Il est recommandé de s’équiper d’un logiciel qui pourra s’adapter aux processus de travail de l’entreprise et personnaliser les devis et factures pour qu’ils soient à l’image de votre entreprise (logo, police, couleurs, etc.).

Certains logiciels permettent de sauvegarder différents modèles de factures personnalisés, à adapter en fonction des destinataires, des enseignes de l’entreprise, etc.

La qualité de l’assistance 

Lorsqu’on utilise une solution technologique, il est important de savoir qu’on pourra compter sur un support technique de bonne qualité en cas de problème.

Il est donc judicieux de vérifier que la solution logicielle propose une assistance qui soit réactive. Ainsi, vous bénéficierez des services d’une équipe support à l’écoute, qui mettra tout en œuvre pour répondre à vos questions et remarques, voire vous sortir d’une situation bloquante pour votre activité.

La simplicité de l’interface

L’objectif d’un logiciel étant d’apporter plus de simplicité et donc de vous faire gagner du temps, misez sur une solution ergonomique dont la prise en main et l’utilisation seront faciles et rapides. 

Pour tester si l’interface est intuitive pour vous et répond à vos besoins, vous pouvez opter pour la version d’essai : même si l’ensemble des fonctionnalités ne sont pas incluses, cela permet de se familiariser avec le système, et d’avoir une première idée de ce que peut offrir le logiciel.

Sélection de logiciels de facturation pro selon la taille de votre entreprise

Nous vous proposons désormais notre sélection selon la taille de votre entreprise. Tous les logiciels présentés sont certifiés antifraude.

Chorus Pro : l’outil de transmission des factures électroniques aux entités publiques

Les sociétés qui facturent des organismes publics doivent passer à la facturation électronique en suivant un calendrier précis, en fonction de leur taille.

Le portail Chorus Pro a été mis en place pour faciliter les échanges et transmettre les factures dématérialisées entre les entreprises et les administrations publiques. En 2020, les entreprises n’auront plus le choix : ce sera obligatoire.

Conclusion

Quelle que soit sa taille, toute entreprise doit gérer sa facturation. Cette dernière peut être facilitée et automatisée grâce à un outil spécialisé, mais encore faut-il savoir lequel ! Pour choisir logiciel qui vous convient le mieux, ne prenez pas une décision trop hâtive.

N’hésitez donc pas à analyser vos besoins, recenser les fonctionnalités indispensables que devra comporter votre logiciel et opter pour une version d’essai ou une démonstration gratuite. La mise à l’essai permet, en retour, d’écarter toute solution qui ne correspondrait pas à vos attentes.

Pensez également à solliciter d’autres parties prenantes pour la décision d’achat du logiciel de facturation : demandez l’avis des membres de l’équipe finance/comptabilité, car ils en seront les principaux utilisateurs. Plus la solution sera facile à prendre en main et à utiliser, plus votre retour sur investissement sera important.

Il ne vous reste plus qu’à comparer, à tester et à sélectionner la solution la plus avantageuse pour vous !

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