Une entreprise qui fonctionne parfaitement est une entreprise organisée de A à Z. Et une gestion optimisée des stocks tient une place capitale dans cette organisation. Une gestion des stocks parfaitement maîtrisée permet de faire face à des pics de ventes, notamment pendant les opérations commerciales. Mais en plus de vous faire gagner de l’argent, les inventaires peuvent vous permettre de ne pas en perdre : adieu marchandises qui finissent par périr et stocks morts !

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks consiste à suivre les marchandises stockées par votre entreprise et à en contrôler le poids, les dimensions, les quantités et l’emplacement. L’objectif de la gestion des stocks est de minimiser le coût de rétention de la marchandise en vous aidant à savoir quand il est temps de réapprovisionner les produits ou d’acheter à nouveau votre matière première pour les fabriquer.

Qu’est-ce que le contrôle des stocks ?

Le contrôle des stocks ressemble de près à la gestion des stocks. Il désigne précisément le moment où vous contrôlez votre stock, généralement grâce à des outils ou des méthodes efficaces de gestion. Il est beaucoup plus facile de conserver le contrôle de votre stock à l’aide d’une gestion centralisée.

Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ?

Une gestion efficace des stocks est essentielle pour garantir qu’une entreprise dispose de marchandises suffisantes pour répondre à la demande de ses clients. Si la gestion des stocks n’est pas correctement gérée, l’entreprise peut soit perdre de l’argent sur des ventes potentielles qui ne pourront pas être réalisées, soit gaspiller de l’argent en stockant trop de produits inutilement.

La gestion des stocks peut vous servir de plusieurs autres façons :

1. Éviter le gaspillage

Si vous vendez des produits qui possèdent une date d’expiration (comme les produits alimentaires ou les produits de beauté par exemple), vous rencontrerez des difficultés si vous ne réussissez pas à vendre votre marchandise à temps. Une gestion des stocks optimisée vous permettra d’éviter que vos produits ne se périment.

2. Éviter les stocks morts

Un stock mort ne peut plus être vendu, mais pour des raisons autres que la péremption des produits. Il se pourrait que vos produits soient passés de mode, non adaptés aux saisons à venir, ou tout simplement obsolètes. En gérant efficacement vos stocks, vous pourrez éviter ce problème.

3. Économiser les coûts de stockage

Les coûts de stockage sont des coûts variables, ce qui signifie qu’ils évoluent en fonction de la quantité de produits entreposés. Si vous conservez trop de produits en stock ou que vous ne réussissez pas à vendre certains articles, vos coûts de stockage augmenteront…

Une bonne gestion des stocks améliore les flux de trésorerie

Une bonne gestion des stocks vous permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi d’optimiser les flux de trésorerie, et ce, de différentes façons. Comme mentionné auparavant, vous avez probablement dépensé de l’argent pour acquérir votre stock, et vous allez le revendre pour réaliser un bénéfice. Mais, tant que vous ne l’avez pas revendu, votre stock vous coûte de l’argent plus qu’il ne vous en fait gagner.

C’est pourquoi il est important de tenir compte du stock dans le cadre de votre gestion des flux de trésorerie. Le stock affecte à la fois les ventes et les dépenses, puisque vous vous basez dessus pour connaître la quantité de produits que vous pouvez vendre et que vous devez commander. Cela influe donc considérablement sur la quantité de liquidités disponibles. En bref, une bonne gestion des stocks permet une meilleure gestion des flux de trésorerie.

Un bon système de gestion des stocks vous permettra de connaître avec exactitude la quantité de produits dont vous disposez et en vous appuyant sur les ventes vous pourrez réaliser des projections afin de connaître le moment où vous devrez renouveler les commandes de certains articles. Vous éviterez ainsi de perdre des ventes et vous aurez assez de liquidités disponibles pour mieux planifier vos commandes à venir.

11 techniques de gestion des stocks

La manière de gérer les stocks varie en fonction de chaque entreprise. Cependant, tous les entrepreneurs doivent faire leur possible pour tenter d’éliminer le risque d’erreur humaine du processus de gestion des stocks. Cela signifie qu’il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion des stocks.

Quel que soit le système que vous utiliserez, voici 11 techniques qui vous aideront à mieux gérer vos stocks et flux de trésorerie.

1. Établir un niveau de stock minimum

Simplifiez votre processus de gestion des stocks en établissant, pour chacun de vos produits, un niveau de stock minimal (qu’on appelle aussi point de commande). Concrètement, cela consiste à ne détenir que la quantité minimale de produits nécessaire au bon fonctionnement de votre activité, et ce, à tout moment. Lorsque la quantité d’un produit baisse en-dessous de celle prédéfinie, la commande de réapprovisionnement doit alors être passée.

Au moment de vous réapprovisionner, l’idéal est de commander pour chaque produit la quantité nécessaire pour atteindre le point de commande prédéfini ; ces niveaux de stock minimaux varient en fonction du produit, de la rapidité à laquelle il se vend, et du temps requis pour l’avoir de nouveau en stock.

2. Calculer votre point de commande

Le point de commande vous indique le niveau auquel il est temps de vous réapprovisionner en stock. Une fois que vous connaissez le niveau de votre stock de sécurité, vous pouvez prendre en compte le délai de livraison de votre chaîne d’approvisionnement pour déterminer le moment idéal pour passer votre commande.

Vous pouvez utiliser la formule suivante pour calculer votre point de réapprovisionnement :

Point de commande = demande de délai + stock de sécurité

Le calcul des points de commande est essentiel pour une gestion efficace des stocks, mais il peut prendre beaucoup de temps lorsqu’il s’agit d’un grand nombre de produits. Un outil de gestion des stocks vous facilitera grandement la tâche.

3. La méthode du « Premier entré, premier sorti » (ou PEPS)

La méthode du « Premier entré, premier sorti » est incontournable dans la gestion des stocks ; elle consiste à vendre en priorité le stock le plus ancien, et non le nouveau. Ce système de gestion vous sera particulièrement utile si vous vendez des produits périssables, afin d’éviter leur péremption.

Cette technique peut aussi bien entendu être utilisée pour les produits non périssables. Si les mêmes produits sont toujours entreposés au fond des rayons, ces derniers risquent de se détériorer. D’autre part, les emballages et les fonctionnalités de certains produits peuvent rapidement devenir obsolètes. En adoptant la méthode PEPS vous éviterez d’avoir en stock des produits démodés qui ne se vendent pas.

Pour gérer un tel système basé sur la date d’acquisition des produits, votre entrepôt doit être bien organisé. Il vous faut vous assurer de positionner à l’avant les produits placés au fond des rayons, ou de toujours garder les plus anciens produits en vue. Si vous collaborez avec une société de stockage et de traitement des commandes, les membres du personnel seront probablement déjà habitués à procéder ainsi ; n’hésitez cependant pas à les contacter pour confirmer que c’est bien le cas.

4. Gérer des relations client-fournisseur

Une capacité d’adaptation rapide est essentielle à une gestion efficace des stocks. Qu’il s’agisse de retourner un produit qui se vend très lentement pour le remplacer par un nouvel article, de recommander rapidement un produit très vendu, de régler les problèmes liés à la fabrication des marchandises, ou d’augmenter temporairement votre espace de stockage ; il est important d’entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs. Ainsi, ils seront naturellement plus compréhensifs et arrangeants en cas de problème.

Le fait d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs vous offrira d’autres avantages, en particulier au moment de négocier les quantités minimales de commande. N’ayez pas peur de négocier des quantités minimales plus basses pour ne pas avoir à gérer un stock trop important.

Entretenir une bonne relation client-fournisseur ne se résume pas à être amical, il faut également faire preuve de professionnalisme. Vous devez informer vos fournisseurs des périodes où vous prévoyez une augmentation des ventes afin qu’ils puissent augmenter au plus tôt la production. Si vous n’arrivez pas à vendre un produit, discutez-en avec eux ; cela vous permettra de suspendre vos promotions ou de chercher un substitut provisoire.

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5. Avoir un plan d’urgence

Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner quelques problèmes, voici les plus communs auxquels vous risquez d’être confronté :

  • Vos ventes augmentent de façon inattendue et vous vendez plus de produits que vous n’en avez réellement en stock,
  • Vous vous retrouvez en déficit budgétaire et ne disposez pas du budget suffisant pour commander un produit dont vous avez vraiment besoin,
  • Votre entrepôt ne dispose pas de l’espace nécessaire au stockage de vos marchandises lors des périodes d’activité soutenue (fêtes de fin d’année, promotions…),
  • Une mauvaise estimation de vos niveaux de stocks vient affecter vos projections de vente,
  • Un produit se vendant très lentement finit par occuper la majorité de votre espace d’entreposage,
  • Votre fournisseur se retrouve en rupture de stock alors que vous avez des commandes en suspens,
  • Votre fournisseur cesse la fabrication d’un produit sans préavis.

Il est donc important de savoir prédire le moment où un problème pourrait survenir. Identifiez les activités à risque et élaborez un plan d’urgence. Comment allez-vous réagir ? Quelles mesures allez-vous prendre pour résoudre le problème ? Quel impact cela aura-t-il sur les autres aspects de votre entreprise ? Rappelez-vous que des relations client-fournisseur bien entretenues peuvent avoir un impact positif significatif sur votre capacité à gérer efficacement les imprévus.

6. Faire des contrôles des stocks fréquents

Il est essentiel d’effectuer régulièrement des opérations de rapprochement entre votre quantité de stock réel et théorique. Pour ce faire, il existe plusieurs méthodes :

L’inventaire physique

Réaliser un inventaire physique revient à compter tous vos produits à la fois. Plusieurs marchands réalisent un inventaire physique en fin d’année ; puisqu’ils préparent en même temps leur comptabilité et le paiement des impôts sur le revenu. Même si les inventaires physiques ne s’effectuent généralement qu’une fois par an, ils peuvent être laborieux, surtout si vous trouvez un écart, car en connaître la cause peut se révéler être une tâche complexe.

Les contrôles ponctuels

Si vous avez l’habitude de réaliser un inventaire physique complet en fin d’année, et que vous rencontrez souvent des problèmes ou que vous détenez beaucoup de produits en stock, vous devriez commencer à effectuer des contrôles ponctuels au cours de l’année. Cela reviendrait à comparer la quantité réelle d’un produit donné à celle que vous devriez normalement détenir. Vous pouvez effectuer ces contrôles à tout moment. Toutefois, nous vous recommandons d’effectuer ces vérifications ponctuelles en plus de l’inventaire physique et non à titre de remplacement. Au moment d’effectuer des contrôles ponctuels, concentrez-vous en particulier sur les produits qui se vendent très rapidement ou qui posent souvent problème.

L’inventaire tournant

Au lieu de compter tous les produits à la fois lors d’un inventaire physique réalisé en fin d’année, l’inventaire tournant permet d’étaler les opérations de rapprochement tout au long de l’année. Chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, contrôlez un produit différent. Il existe plusieurs méthodes pour identifier les articles devant être comptés en priorité mais, en général, ce sont les articles à forte valeur qui sont comptés le plus fréquemment.

7. Utiliser l’analyse ABC

Certains produits requièrent plus d’attention que d’autres. Utilisez l’incontournable analyse ABC pour déterminer vos priorités dans le cadre de la gestion de vos stocks. Séparez vos produits qui se vendent le plus et ceux qui se vendent le moins. Pour ce faire, vous pouvez affecter chaque article figurant sur votre liste de produits à l’une de ces trois catégories :

  • A = % du stock qui représente 80% de vos revenus
  • B = % du stock qui représente 15 % de vos revenus
  • C = % du stock qui représente 5 % de vos revenus

Vous l’aurez compris, votre stock A représente vos produits les plus rentables et les plus précieux. Assurez-vous de les avoir toujours sous la main afin de ne pas manquer de ventes. Votre stock C correspond à votre stock à rotation lente ou mort. Il s’agit d’un stock que vous pourrez proposer à prix réduit dans le cadre d’une opération de promotion, afin de pouvoir vous en délester.

8. Faire des projections précises

Une prévision précise de la demande constitue un aspect essentiel d’une bonne gestion des stocks. Et c’est une tâche qui peut s’avérer laborieuse. Il y a beaucoup de variables à prendre en compte et des imprévus peuvent survenir mais vous pouvez vous organiser à l’avance.

Voici certains points à considérer au moment de prévoir vos ventes futures :

  • Les tendances du marché,
  • Le volume des ventes enregistré la même semaine l’année précédente,
  • Le taux de croissance de l’année en cours,
  • Les ventes garanties provenant des contrats et des abonnements,
  • La saisonnalité et l’état général de l’économie,
  • Les promotions à venir,
  • Les dépenses publicitaires prévues,

S’il existe d’autres facteurs pouvant vous aider à réaliser des prévisions plus précises, assurez-vous de les inclure.

9. La méthode du « Dernier entré, premier sorti » (ou LIFO)

La méthode de gestion des stocks selon le principe du « Dernier entré, premier sorti » ou LIFO en anglais pour « Last in, First out », repose sur le principe que la marchandise que vous avez acquise le plus récemment a également été vendue en premier. Le dernier produit acheté par vous est le premier à être vendu. Il s’agit tout simplement de l’inverse de la méthode PEPS.

Cette méthode fonctionne sur l’idée que les prix augmentent régulièrement, de sorte que le stock acheté le plus récemment sera donc également le plus cher. Cela signifie que des coûts plus élevés entraîneront des bénéfices plus faibles et, par conséquent, un revenu imposable plus faible – c’est à peu près la seule raison pour laquelle il est judicieux d’utiliser la méthode du « Dernier entré, premier sorti ». Mais en général, le LIFO est considéré comme une méthode vraiment difficile à utiliser pour gérer les stocks. Si vous conservez vos marchandises les plus anciennes au fond de votre réserve, il y a de fortes chances pour qu’elles deviennent obsolètes et invendables au fil du temps. Cela vaut aussi bien pour les denrées périssables que pour les denrées non périssables. Les articles peuvent s’abîmer, s’user et passer de mode.

10. La méthode du « Juste-à-temps » (JAT)

La méthode « Juste-à-temps », ou JAT, est destinée aux plus téméraires d’entre vous, bien qu’une gestion efficace des stocks atténue une grande partie des risques. Avec le JAT, vous maintenez les niveaux de stocks les plus bas possibles, juste assez pour répondre à la demande, et vous réapprovisionner avant qu’un produit ne soit épuisé.

Cela nécessite une planification et des prévisions pensées au millimètre près, mais cela fonctionne bien pour les marques à croissance rapide dont les lancements et les extensions de gamme de produits sont parfaitement préparés et calculés.

11. Penser à un stock de sécurité

Le stock de sécurité est comme un fonds d’urgence. Il s’agit en réalité d’un stock que vous « mettez de côté » pour l’utiliser en cas d’urgence. C’est plus concrètement un seuil à partir duquel vous devez commander à nouveau des marchandises avant de puiser dans votre réserve de stock d’urgence.

Voici la formule du stock de sécurité :

Stock de sécurité = (utilisation quotidienne maximale x délai maximal) – (utilisation quotidienne moyenne x délai moyen)

Il est judicieux d’intégrer un stock de sécurité dans votre stratégie de gestion des stocks au cas où votre chaîne d’approvisionnement serait perturbée, où vos marchandises seraient endommagées ou si tout autre imprévu vous empêchait de recevoir ou de gérer des marchandises.

Un outil de gestion des stocks même pour une petite entreprise

Alors que de nombreuses petites entreprises démarrent avec la méthode traditionnelle du papier et du crayon, cette dernière devient rapidement difficile à gérer, surtout si vous avez des objectifs de croissance. Sans compter que cela vous rend inévitablement plus vulnérable à l’erreur humaine, qui peut rapidement coûter cher.

Lorsque vous utilisez un outil d’inventaire pour vous aider à suivre les stocks, vous avez accès à des avantages tels que les alertes sur les stocks, les commandes d’achat automatisées, les rapports d’inventaire de fin d’année et les comptes des utilisateurs. Combinées, les fonctionnalités d’un outil de suivi des stocks vous offrent un contrôle et une vision globale de votre entreprise et de la façon dont les stocks passent des fournisseurs aux clients.

Prenez le contrôle de votre inventaire !

N’oubliez pas qu’avec un outil de gestion des stocks efficace, vous pouvez contribuer à réduire vos coûts, à maintenir la rentabilité de votre entreprise, à analyser les tendances des ventes, à prévoir les ventes futures mais aussi à vous préparer aux imprévus. Avec une bonne gestion des stocks, une entreprise a de meilleures chances de rentabilité et de survie.

Alors il est temps pour vous de prendre le contrôle de la gestion de vos stocks ! Choisissez les bonnes techniques et les bons outils de gestion des stocks et commencez à les mettre en œuvre dès aujourd’hui.

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