Les sociétés de services basent aujourd’hui plus qu’hier leur succès et leur croissance sur un pilotage efficace de leurs ressources humaines et matérielles. Tout l’enjeu réside dans l’anticipation et l’optimisation des affectations de ces ressources, en tenant compte du passé. C’est le double objectif de l’outil interne utilisé largement dans les sociétés de services et appelé le plan de charge.

Le plan de charge permet de disposer d’une synthèse des temps passés et planifiés par collaborateur et par affaire ou projet.
Le plan de charge aide aussi à anticiper une charge de travail importante et à affecter les collaborateurs internes (profils ou nommés) aux différents projets. Ainsi, pour chaque projet, une période de temps est définie (semaines ou mois). Il est possible de réajuster cette planification en fonction des différents aléas que peuvent rencontrer les collaborateurs.

Plan de charge : quels sont les facteurs clés de succès ?

L’optimisation de la gestion des ressources humaines est l’un des facteurs clés de succès pour la réalisation du projet. Les ressources humaines doivent donc être particulièrement bien pilotées pour que le projet ne soit pas en péril. La gestion des ressources matérielles est également un facteur de réussite.

Au préalable, la planification de projet permet d’évaluer pour chaque tâche :

  • Sa durée totale
  • Le nombre de ressources nécessaires
  • Les profils adaptés aux tâches
  • Plusieurs contraintes liées aux ressources humaines sont à prendre en compte pour la planification du projet, comme les congés, les RTT, les modes de travail, etc.

En utilisant un logiciel de gestion, vous pouvez accéder à un plan de charge prévisionnel, en cours ou passé.

Plan de charge : fonctionnement

Il existe différentes vues du plan de charge :

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  • Par équipe
  • Par collaborateur
  • Par projet
  • Par planning

Sur des périodes prédéfinies :

  • Jour
  • Semaine
  • Mois
  • Projet global

Une fois le plan de charge réalisé, si la charge dépasse temporairement la capacité, il est alors possible de réaliser un lissage. Cela consiste à répartir sur une période de temps la charge de travail et l’affecter à un ou plusieurs collaborateurs afin de limiter les retards ou les recours à l’embauche d’intérimaires. La recherche d’optimisation consiste alors à utiliser le potentiel temps des ressources au maximum sans le dépasser.
Un indicateur utile est le taux de charge qui indique le pourcentage du potentiel de travail de la ressource que doit couvrir la planification de la tâche. Ainsi, un collaborateur à temps plein dont le taux de charge sur la tâche est de 50 %, va consacrer 2,5 jours sur la semaine à la tâche. Ce taux ne dépend pas des planifications sur les autres projets mais uniquement du potentiel de travail et donc des congés et absences du collaborateur.

Pour chaque projet s’affichent les informations suivantes :

  • L’état
  • La durée
  • La date
  • Le délai jusqu’à la date de l’événement
  • Le nom du collaborateur intervenant rattaché au projet
  • Le nom du client et ses coordonnées, pour le contacter rapidement si un changement intervient

Généralement, des boutons d’actions sont également présents dans cette partie du plan de charge afin de gagner en rapidité et pouvoir modifier une date ou l’affectation à un collaborateur…

Plan de charge : les bénéfices acquis

  • Suivre la charge de travail des collaborateurs et réajuster si besoin
  • Tenir compte du carnet de commandes
  • Etre en mesure de tenir les délais proposés
  • Gagner en sérénité

Ce prévisionnel rassure les partenaires (financiers notamment), la transparence des informations étant très appréciée. Il rassure également les collaborateurs sur la marche de l’entreprise et offre une vision opérationnelle. Une richesse dans notre monde actuel, et donc, un gage de succès.