La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de la société. Il peut s’agir de frais de repas, de frais de déplacement, de frais de logement, ou tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise.

La note de frais prend le plus souvent la forme d’une fiche remplie par le salarié et remise à son entreprise.

Dans Neofacture, le module Notes de frais permet de gérer simplement les notes de frais et indemnités kilométriques engagées qui seront remboursés. En tant que Collaborateur, vous pouvez créer simplement vos dépenses pour votre activité professionnelle et vous les faire rembourser. Côté administrateur, vous validez les notes de frais saisies par vos collaborateurs et contrôlez efficacement les remboursements de frais de votre équipe et déduire les frais inutile .

En pratique, les profils “Utilisateur” peuvent créer des dépenses, et visualiser leur note de frais globale mois par mois.

Vous lancez votre entreprise ? Découvrez le logiciel de gestion le plus simple !
Découvrez Neofacture, le logiciel de comptabilité et facturation le plus simple pour les entrepreneurs. Idéal pour lancer votre activité, vous pouvez faire très rapidement vos devis et factures, suivre vos dépenses et exporter votre comptabilité. Ergonomique et facile à prendre en main, il est parfaitement adapté aux entrepreneurs. Testez-le gratuitement ici.

Lors de la création d’une dépense de note de frais, celle-ci entre dans un “flux d’approbation”, auquel seul l’administrateur du compte a accès:

Aperçu des NDF côté admin

Il est possible de créer Quatre types de notes de frais:

  • La note de frais “autre”, sur le même modèle que les dépenses. L’utilisateur doit simplement renseigner le fournisseur, les montants et éventuellement un client à refacturer. On peut également la créer directement depuis la bannette, comme une dépense classique.
  • La note de frais kilométriques: dans ce cas, l’utilisateur indique les étapes de son trajet dans l’application et les frais de déplacement pour les remboursement des frais engagés. Il est également possible de renseigner un client à refacturer.
  • La note de Repas : dans ce cas, l’utilisateur indique la nature du repas les montant et ajoute en fichier joint sont ticket Justificatifs. Il est également possible de renseigner un client à refacturer.
  • La note de Transport: dans ce cas, l’utilisateur indique la nature de de sont déplacement et le motif pour ses remboursements de déplacements professionnels en indicant les date et ajoute en fichier joint sont ticket Justificatifs. Il est également possible de renseigner un client à refacturer.

Lorsqu’une dépense ou lorsque la note de frais globale est acceptée par l’administrateur, le document est alors créé en tant que pièce comptable dans l’onglet Résultat / Exercice.