Tester un Logiciel de facturation en ligne avant de l’acheter 1

Pourquoi est-ce important de tester un logiciel en ligne avant de l’acheter ?

Un logiciel de facturation en ligne permet d’assurer sereinement et simplement la gestion comptable et financière de son entreprise. Il en existe beaucoup sur le marché. Chacun a des spécificités qui lui sont propres. Cependant, afin de faire le bon choix, il est tout à fait possible de tester un logiciel avant de l’acheter. Cela permet aux futurs utilisateurs de simplifier le choix du logiciel de facturation. Nous vous livrons dans cet article 7 intérêts de tester un logiciel de facturation en ligne avant de l’acheter. Toute l’équipe de Neofacture vous souhaite une bonne lecture. Suivez le guide !

Intérêt n°1 : vérifier si le logiciel correspond à mes besoins

Chaque entreprise a des besoins spécifiques. C’est pourquoi, elle doit impérativement choisir un logiciel de facturation en ligne qui correspond à ses besoins.

Par exemple, un entrepreneur travaillant uniquement avec des professionnels est dans l’obligation d’éditer des factures comportant de nombreuses mentions et doit respecter de nombreuses obligations légales en matière de facturation et de gestion commerciale : piste d’audit fiable, archivage fiscal, droit de communication, interdiction d’utiliser un logiciel permissif ou frauduleux…

Il sera donc préférable pour ce type d’entreprise de choisir un logiciel de facturation certifié conforme à la législation française.

Attention, si une entreprise enregistre des ventes à des particuliers à l’aide d’un logiciel de facturation, même un seul non assujettis à la TVA, il faut obligatoirement depuis le 1er Janvier 2018 utiliser un logiciel de facturation certifié.

Mais d’autres critères sont à considérés. En effet, une entreprise peut avoir des besoins spécifiques et des exigences particulières en matière de suivi du paiement des factures ou même de l’édition de tableaux de bord, etc. C’est pourquoi, il est important de tester un logiciel de facturation en ligne avant de l’acheter. Cela permettra à l’utilisateur de vérifier si ce dernier peut véritablement correspondre à ses besoins.

Intérêt n°2 : évaluer l’ergonomie du logiciel de facturation

Avant d’acheter un logiciel de facturation, il est important d’en apprécier son ergonomie avant de s’engager.

En effet, l’entrepreneur utilise tous les jours cet outil informatique, il est donc primordial pour ce dernier d’être à l’aise avec celui-ci. Pour cela, il devra répondre à 5 questions essentielles :

  • Est-ce que l’interface du logiciel me convient ?
  • Est-il facile d’établir des factures ?
  • Les fonctionnalités sont-elles simples à utiliser ?
  • Est-il facile et gratuit de contacter le service client en cas de problème ?
  • Le rendu visuel me convient-il ?

Intérêt n°3 : comparer efficacement les logiciels de facturation

L’entrepreneur ne doit pas se focaliser sur une seule solution de gestion proposée par le logiciel de facturation en ligne. Il est généralement mieux d’en tester plusieurs avant de s’engager. Afin de comparer les logiciels de facturation en ligne de manière efficace, il peut être intéressant de mettre en concurrence des produits qui ont des fonctionnalités similaires. En faisant cela, il sera plus facile pour l’utilisateur d’identifier les points faibles et les atouts de chacun d’entre eux.

Cette comparaison permettra à l’utilisateur :

  • de distinguer les concurrents, grâce au rapport qualité/prix du logiciel ;
  • de réaliser des arbitrages, c’est-à-dire qui pourra, s’il le souhaite, augmenter son budget afin de bénéficier d’une fonctionnalité particulière.

Intérêt n°4 : s’assurer que son logiciel est vraiment conforme à la législation française

Depuis le 1er janvier 2018, afin de lutter contre fraude à la TVA, la loi oblige d’utiliser un logiciel de caisse, de gestion ou de comptabilité anti-fraude à la TVA en vue d’un contrôle par l’administration fiscale.

Le champ d’application de cette législation est complexe et n’est pas toujours bien compris, pour simplifier en France :

  • Si vous facturez à un seul non assujettis à la TVA en utilisant un logiciel, vous avez la responsabilité de vous assurer que votre logiciel de facturation est conforme et l’administration peut réaliser des contrôles inopinés pour vérifier que votre logiciel de facturation est conforme, s’il n’est pas conforme, vous vous exposer à de lourdes sanctions.
  • Si vous facturez uniquement à des assujettis à la TVA, l’administration peut exercer son droit de communication et vérifier via d’autres moyens que vous ne fraudez pas à la TVA, elle peut vérifier que vous n’utilisez pas un logiciel permissif ou frauduleux, elle peut vous demander de fournir votre piste d’audit fiable… Un logiciel certifié, vous permettra de répondre à toutes ses exigences en matière de gestion commerciale.

Intérêt n°5 : éviter les logiciels auto-attestés conformes ou qui se disent certifiés sans certification.

Certifier son logiciel de facturation demande beaucoup de travail de préparation, un code source et des procédures internes de qualité et représente un budget important pour un éditeur.

Vous lancez votre entreprise ? Découvrez le logiciel de gestion et facturation le plus simple !
Découvrez Neofacture, le logiciel de facturation le plus simple pour les entrepreneurs. Idéal pour lancer votre activité, vous pouvez faire très rapidement vos devis et facture, suivre vos dépenses et exporter votre comptabilité. Ergonomique et facile à prendre en main, il est parfaitement adapté aux entrepreneurs. Testez-le gratuitement ici.

Pour économiser de l’argent et trop souvent parce qu’ils n’ont pas réussis à produire les qualités et fonctionnalités requises pour la certification, beaucoup d’éditeurs attestent eux-mêmes leurs logiciels.

Je vous invite de bien lire le BOFIP de Juillet 2018 :

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP et les passages sur qui est responsable de s’assurer que le logiciel est conforme (l’utilisateur) et les conséquences en cas de production d’un faux certificat ou d’une fausse attestation individuelle.

Choisir un logiciel qui se dit conforme par lui-même peut s’avérer dangereux, surtout si l’éditeur n’est pas un éditeur reconnu et propose une solution gratuite ou très bon marché.

Mais rassurez-vous, voici quelques astuces pour vérifier si votre logiciel est vraiment conforme, posez simplement quelques questions à l’éditeur par rapport à la certification :

  • Pourquoi n’est-vous pas certifié ? Avez-vous au moins essayé ?
  • Quelle est la différence entre la certification et l’attestation ?
  • Pourquoi avez-vous indiqué sur votre site web que votre logiciel est certifié alors que vous fournissez une simple attestation ? Savez-vous qu’un faux certificat est une peine pénale !
  • Demandez-lui comment leur logiciel de facturation vous permettra de produire vos archives fiscales ?
  • Demandez-lui si son logiciel de facturation réalise des clôtures journalières, mensuelles et annuelles des ventes ?
  • Quels critères doit respecter votre logiciel pour être conforme ?
  • Question piège, demandez-lui quelles protections anti-fraude il a mis en place et comment les contourner pour frauder avec son logiciel ? Pour augmenter leurs ventes, certains éditeurs sont vraiment inventifs.

Vous serez surpris par les réponses que vous allez obtenir et verrez par vous-même si l’éditeur métrise comme il le prétend souvent sur son site la législation française.

Si vous voulez la sécurité et la tranquillité, opté plutôt pour une solution de facturation en ligne certifié

Attention aux faux logiciels de facturation certifiés loi anti-fraude à la TVA, le choix d’un tel logiciel peut avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise.

Si vous cherchez sur Internet « logiciel de facturation certifié » ou « facturation certifiée », vous allez tomber sur de nombreux éditeurs qui profitent de la loi anti-fraude pour vendre leurs logiciels (souvent des faux gratuits) en les faisant passer pour des logiciels certifiés.

Cet article va vous expliquer la différence entre un logiciel de facturation conforme anti-fraude à la TVA certifié ou attesté.

Intérêt n°6 : éviter le logiciel de facturation gratuit en ligne

Il existe de nombreux logiciel de facturation en ligne qui se disent gratuit mais c’est simplement une arnaque : le but de tout entreprise commerciale est de générer du profit en vendant un service ou un produit, si un éditeur vous offre un logiciel de facturation en ligne gratuitement, c’est qu’en réalité vous êtes le produit ou le service qu’il propose à ses vrais clients.

Posez-vous les bonnes questions : Comment se finance-t-il ? Un logiciel de facturation en ligne engendre d’énormes coûts (frais de stockage, d’hébergement, de certification, de maintenance, de support, de développement, salaires…).

La situation de la société est-elle bonne et ne risque-t-elle pas de fermé à tout moment et moi de perdre toutes mes données de facturation ?

Pour vous aider à y voir clair : voici les arnaques aux logiciels de facturation gratuits les plus rependues.

  • Certains éditeurs proclament que leur logiciel est gratuit pour gagner des places sur les moteurs de recherche mais si vous creuser vous allez remarquer qu’ils limitent le nombre de factures ou le nombre de clients, parfois même le nombre de lignes sur les factures ou proposent des modules payants indispensables. Finalement leur logiciel gratuit est en général plus cher qu’une solution de facturation sérieuse et vous serez obligé de passer à la caisse pour utiliser pleinement ce logiciel et l’addition sera salée.
  • D’autres lancent leur produit gratuit pour obtenir de nombreux utilisateurs et ensuite revendre leur service ou le faire payer au prix fort du jour au lendemain. En plus de dix ans d’expériences nous avons vu des dizaines de concurrents agir de la sorte. De plus pour se faire connaitre, ils font souvent figurer le nom de leur logiciel sur vos documents ou les courriels que vous envoyés avec leur logiciel : ce qui en passant ne donne pas une image très professionnelle à vos clients.
  • D’autres logiciels gratuits se financent en vendant simplement vos données à des fins de marketing, de publicité, de prospection… Êtes-vous prêt à céder gratuitement vos listing clients et prospects, l’essence même de votre entreprise en échange d’un service de facturation en ligne gratuit qui ne coute en général qu’une dizaine d’euros par mois ?

Intérêt n°7 : connaître toutes les caractéristiques du logiciel de facturation

À tout moment, l’utilisateur peut changer de logiciel de facturation si celui-ci ne lui convient pas. Cependant, il est toujours mieux de faire le bon choix dès le début afin de ne pas perdre de temps et surtout de ne pas perdre ses données de facturation (savez-vous que vous êtes dans l’obligation de conserver vos données de facturation pendant au moins 7 ans ?).

Tester un Logiciel de facturation en ligne avant de l’acheter 1