L’obligation de tenir un registre unique du personnel s’impose à toutes les entreprises quel que soit leur effectif. Dirigeants de TPE ou chefs de grandes entreprises, soyez vigilants : tout manquement à cette obligation vous expose à des amendes pouvant aller jusqu’à3750 €par salarié ! 

L’objectif du registre unique du personnel est de garantir la transparence des emplois au sein d’une entreprise. Son caractère impératif implique de bien se renseigner à son sujet avant de créer son entreprise. On vous explique tout !

Comment créer un registre du personnel?

Le dirigeant de tout établissement, qu’il s’agisse d’une SAS, d’une SARL ou même d’une association, est obligé de tenir un registre unique du personnel dès lors qu’il embauche un salarié.

Ce registre liste, de manière indélébile, tous les salariés inscrits au sein de l’établissement dans l’ordre des embauches. Les stagiaires sont aussi inscrits au registre dans l’ordre des arrivées, dans une partie qui leur est spécifique.

Les chefs d’établissement peuvent choisir de tenir le registre du personnel classiquement, dans un cahier, mais ils ont aussi la possibilité d’utiliser un support informatique, sous réserve que celui-ci offre des garanties de contrôle équivalentes à la version papier (saisie indélébile des enregistrements). Pour ce faire, ils doivent toutefois recueillir l’accord préalable des délégués du personnel et informer l’inspection du travail du changement de support du registre unique du personnel en y joignant l’avis des délégués du personnel.

Sachez que ce registre du personnel n’est pas la seule obligation de l’employeur, ce dernier doit également tenir un document sur les risques présents dans l’entreprise pour les salariés.

Puis-je garder le registre unique du personnel confidentiel?

Non, vous devez mettre le registre du personnel à disposition de tous.

En effet, les délégués du personnel et les agents de l’inspection du travail ou toute autre personne en charge de la surveillance du respect du Droit du travail par les entreprises doit pouvoir avoir accès au registre unique du personnel.

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date de rupture du contrat de l’employé.

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Quelles sont les informations obligatoires?

Votre registre unique du personnel doit inclure les éléments suivants pour chacun de vos employés :

  • Nationalité 
  • Date de naissance 
  • Sexe 
  • Emploi 
  • Qualification 
  • Dates d’entrée et de sortie de l’établissement 
  • Événements postérieurs à l’embauche du salarié, aussitôt qu’ils surviennent
  • Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation
  • Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
  • Pour les travailleurs titulaires d’un CDD, la mention « contrat à durée déterminée »
  • Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire
  • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier 
  • Pour les salariés en contrat à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » 
  • Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

Les stagiaires et bénévoles doivent-ils figurer dans le registre?

Depuis le 10 Juillet 2014, les stagiaires et les personnes exerçant une activité bénévole ou volontaire, doivent figurer dans le registre unique du personnel. En effet le registre des stages a été supprimé.

Pour les personnes liées par une convention de stage et les personnes exerçant une activité bénévole ou volontaire, le gérant de l’établissement doit renseigner leurs informations :

  • Nom et prénoms 
  • Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
  • Nom et prénoms du tuteur ainsi que lieu de présence du stagiaire 
  • Événements postérieurs à l’arrivée des stagiaires, aussitôt qu’ils surviennent.

Quelles particularités en cas de salarié étranger?

En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure d’affirmer que les travailleurs étrangers qu’il a reçu au sein de son établissement étaient habilités à exercer une activité salariée. L’employeur doit également être en mesure de présenter une copie des déclarations de détachement des salariés détachés.

En cas d’embauche d’un salarié étranger, veillez donc à conserver une copie du titre du travailleur étranger ou de sa déclaration de détachement.

Les copies des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers et des déclarations de détachement doivent être annexées au registre unique du personnel et accessibles aux délégués du personnel ainsi qu’aux agents de l’inspection du travail ou de tout autre agent en charge de veiller au respect du Droit du travail, et ce sur chaque lieu de travail.

Finalement, le registre unique du personnel est un document assez simple à établir et à entretenir, si tant est que les employeurs disposent des clés essentielles à sa compréhension : possibilité de tenir un registre du personnel informatique, obligation de tenir un registre du personnel stagiaire, annexes, accès des délégués du personnel, etc.

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